Met behulp van de werkplaatsmodule maakt u werkorders, offertes en facturen. U kunt direct nieuwe klanten en voertuigen aanmaken door slechts enkele gegevens in te voeren. Gaston software haalt namelijk de kentekeninformatie rechtstreeks op bij het VWE. De gekoppelde postcode tabel maakt het invoeren van nieuwe klanten zeer eenvoudig. Uiteraard controleert Gaston of u geen dubbele voertuigen of klanten invoert.
Via het home scherm kunt u zoeken naar klanten, voertuigen, werkorders, facturen, onderdelen etc. U kunt ook gecombineerd zoeken: als u zoekt naar ‘Volkswagen oliefilter’ ziet u in één scherm alle Volkswagens waar een oliefilter geplaatst is. Ook kunt u vanuit het home scherm de planning openen in een tweede venster. Als u met twee beeldschermen werkt, volstaat een klik in de planning om op het andere scherm de werkorder te openen.
Werkorder
In het werkorder scherm kunt u werkorders opvragen of nieuwe werkorders maken. Dit kan voor bestaande èn voor nieuwe klanten, op basis van zowel bestaande als nieuwe voertuigen. Offertes en autoverkopen vinden plaats in hetzelfde scherm. U hoeft dus slechts één scherm te kennen om alle benodigde documenten te maken: werkorders, offertes, interne facturen, klankfacturen etc.
Op alle documenten kunt u diensten (arbeid, APK, afmeldkosten), onderdelen (oliefilter, bougie, luchtfilter), teksten, autoverkopen, auto-inruil en recepturen plaatsen. Daarnaast kunt u uw medewerkers plannen via de tab ‘Receptie’.
Recepturen
De recepturen zijn in feite mini-werkorders. Deze kunt u zelf aanmaken of kopiëren van reeds gemaakte orders of facturen. De juiste onderdelen haalt u op via Mijngrossier of Aldoc, aan de hand van het kenteken, zodat u altijd de juiste en passende onderdelen voor dat voertuig geleverd krijgt. Bestaande orders en facturen kunt u kopiëren en gebruiken voor een andere klant en voertuig. Foutje gemaakt? Met één klik wijzigt u de status in ‘order’, waarna u correcties kunt doorvoeren en printen. Credit nota’s en het opnieuw aanmaken van een werkorder behoren hiermee tot het verleden.
Uren en APK
Vanuit nog steeds hetzelfde scherm kunt u eenvoudig de gewerkte uren per medewerker invoeren. Bij het factureren bepaalt u vervolgens welk bedrag u aan uw klant doorbelast. De urenadministratie kan ook met behulp van een scanner uitgevoerd worden. Deze vervangt dan de prikklok in de werkplaats. Met één klik op APK kunt u gegevens raadplegen en het voertuig afmelden. Het APK formulier komt uit uw printer, voorzien van eventuele adviespunten en reparatiecodes. Hiervoor is het wel nodig dat u een abonnement met easy-key bij VWE afsluit.
Notifier
De notifier is uw afdruk-secretaresse. Alle documenten die u print worden omgezet in een PDF bestand. De documenten worden vervolgens digitaal bij de klant opgeslagen. Aalle documenten worden voorzien van uw bedrijfslogo en adres. Zo maakt u snel offertes op uw eigen briefpapier die u direct per e-mail kunt versturen.